Logiciel de gestion de stock pour dentistes : à quoi faire attention ?

Une liste de stock dans Excel fonctionne, jusqu'au jour où elle n'est plus juste. Quelqu'un oublie de décompter une boîte, une livraison n'est pas encodée, et un mardi chargé, il n'y a plus de composite. C'est pourquoi de plus en plus de cabinets dentaires choisissent un logiciel pour gérer leur stock. Mais tous les systèmes ne conviennent pas à un cabinet. Dans cet article, vous découvrez à quoi faire attention.

Pourquoi un logiciel plutôt qu'une liste ?

Une liste sur papier ou dans Excel montre ce qu'il y avait au moment où quelqu'un l'a mise à jour. Un logiciel tient le compte pendant que vous travaillez : ce qui sort de l'étagère, ce qui arrive et ce qui est presque épuisé. Vous savez à tout moment où vous en êtes, sans devoir d'abord compter.

Le plus grand avantage se trouve dans les commandes. Quand votre stock et vos commandes sont dans le même système, vous savez exactement ce qu'il faut recommander, et vous ne commandez plus une boîte de trop par habitude.

À quoi faire attention dans votre choix ?

Fonctionne-t-il avec tous vos fournisseurs ?

La plupart des cabinets achètent chez plus d'un fournisseur. Un système qui ne connaît qu'un seul fournisseur ne montre donc qu'une partie de votre stock et de vos dépenses. Choisissez un logiciel indépendant des fournisseurs, pour tout voir au même endroit et rester libre d'acheter là où c'est le plus avantageux.

Pouvez-vous compter par lieu de stockage ?

Le matériel se trouve rarement à un seul endroit. Il y a une réserve, chaque salle de soins a ses propres armoires et tiroirs, et il y a la stérilisation. Un bon logiciel vous permet de compter par endroit, pour savoir où se trouve un produit et pas seulement combien il y en a au total.

Voyez-vous à temps ce qui est presque épuisé ?

Vous voulez pouvoir fixer un minimum par produit. Si le stock passe en dessous, le produit doit apparaître automatiquement dans une liste. Ainsi, personne ne doit réfléchir à ce qu'il faut commander. Découvrez dans notre article sur le calcul du stock minimum comment déterminer ce minimum.

Comment enregistrez-vous ce que vous utilisez ?

Plus il est facile de décompter un produit, plus on le fait. Scanner va plus vite que taper. Vérifiez si vous devez acheter des appareils supplémentaires pour cela, ou si le téléphone que vous avez déjà suffit.

Traitez-vous les livraisons dans le même outil ?

Quand une livraison arrive, vous voulez l'ajouter à votre stock en quelques clics. Si c'est une tâche à part, elle est sautée et votre comptage n'est plus juste.

Pouvez-vous recommander depuis le même endroit ?

Une liste de stock bas n'est utile que si vous pouvez en faire directement une commande. Vérifiez si le logiciel peut répartir votre commande entre vos fournisseurs, pour ne pas devoir ouvrir chaque boutique en ligne séparément.

Votre équipe peut-elle l'utiliser sans formation ?

La gestion de stock est l'affaire de toute l'équipe : l'assistante qui prend un produit dans l'armoire, la personne à l'accueil qui réceptionne une livraison. Un logiciel qui demande une formation n'est, en pratique, pas utilisé.

Que deviennent vos données ?

Vos commandes et vos prix sont des informations commerciales sensibles. Demandez où les données sont conservées, si le logiciel est conforme au RGPD et si vous pouvez exporter vos données si vous changez un jour de système.

Le système de votre fournisseur ou un logiciel indépendant ?

Beaucoup de fournisseurs proposent leur propre système de gestion de stock, souvent avec un scanner. Cela semble pratique, mais il y a un revers. Vous ne voyez que les produits et les prix de ce seul fournisseur, et votre cabinet devient lié à ce partenaire. Si vous voulez plus tard acheter ailleurs aussi, vous avez deux systèmes ou plus aucune vue d'ensemble.

Un logiciel indépendant fonctionne avec tous vos fournisseurs à la fois. Vous gardez la vue d'ensemble sur l'ensemble de votre stock et vous restez libre de comparer les prix.

Une mise en place sans difficultés

1. Commencez par une armoire ou une salle de soins, pas par tout le cabinet.
2. Démarrez avec vos produits les plus chers, les produits A de la méthode ABC.
3. Convenez de qui est responsable et du moment où l'on commande.
4. Tenez bon pendant quatre semaines, puis étendez au reste du cabinet.

La gestion de stock avec Swyp

Swyp est construit autour des points ci-dessus :

• Tous vos fournisseurs. Vous connectez les comptes que vous avez déjà et vous voyez votre stock et vos commandes au même endroit.
• Par lieu de stockage. De la pièce jusqu'au tiroir.
• Minimum et maximum par produit. Ce qui passe sous le minimum apparaît dans votre liste de stock bas.
• Scanner avec votre téléphone. Swyp crée une étiquette QR pour chaque produit. Vous imprimez une feuille, collez les étiquettes et scannez avec l'appareil photo de votre téléphone. Vous ne devez acheter aucun appareil.
• Livraisons. Vous comptez ce qui est arrivé et votre stock se met à jour.
• Une seule commande de réapprovisionnement. À partir de votre liste de stock bas, vous passez une seule commande, répartie entre vos fournisseurs pour le total le plus bas, frais de livraison compris.

Découvrez la gestion de stock dans Swyp ou essayez gratuitement avec les fournisseurs avec lesquels vous travaillez déjà aujourd'hui.