Calculer le stock minimum : savoir quand recommander
Dries Augustyns
Co-fondateur de Swyp
La question « faut-il déjà recommander ? » revient dans chaque cabinet dentaire. Si vous y répondez à chaque fois au feeling, vous commandez trop tôt, trop tard ou trop. Avec un stock minimum par produit, vous levez ce doute. Dans cet article, vous découvrez comment le calculer et comment garder un stock aussi réduit que possible sans jamais tomber à court.
Qu'est-ce qu'un stock minimum ?
Le stock minimum est la quantité en dessous de laquelle vous recommandez. Il est choisi pour que vous ayez encore assez pour travailler jusqu'à l'arrivée de la nouvelle livraison, avec une petite réserve pour une consommation imprévue.
Vous pouvez aussi fixer un stock maximum : la quantité que vous voulez avoir en stock après une livraison. Le maximum évite de faire trop de réserves, avec des produits périmés et des armoires pleines à la clé.
La formule
Stock minimum = consommation par semaine × (délai de livraison en semaines + marge de sécurité en semaines)
- La consommation par semaine est ce que vous utilisez en moyenne.
- Le délai de livraison est le temps entre votre commande et le moment où le produit est dans votre armoire. Comptez aussi le temps jusqu'à votre prochain moment de commande fixe.
- La marge de sécurité est votre réserve pour les semaines chargées ou une livraison qui arrive plus tard.
Trois exemples
| Produit | Consommation par semaine | Délai + marge | Minimum |
|---|---|---|---|
| Gants en nitrile M | 2 boîtes | 1 + 1 semaine | 4 boîtes |
| Composite A2 | 3 seringues | 1 + 1 semaine | 6 seringues |
| Carpules d'anesthésie | 1 boîte | 1 + 0,5 semaine | 2 boîtes |
Pour les carpules, vous arrivez à une boîte et demie. Arrondissez toujours vers le haut : vous ne pouvez pas commander une demi-boîte, et sans anesthésie, vous ne pouvez pas travailler.
Mesurer votre consommation
La formule ne vaut que ce que valent vos chiffres. Si vous ne savez pas combien vous consommez, comptez votre stock au début de chaque semaine pendant quatre semaines. La différence entre deux comptages, plus ce qui a été livré pendant cette semaine, donne votre consommation hebdomadaire.
Si vous avez depuis un certain temps un système qui enregistre ce qui sort de l'étagère, vous pouvez y lire votre consommation.
Quelle marge de sécurité prévoir ?
Tous les produits ne méritent pas la même réserve :
- Les produits indispensables, comme l'anesthésie et les gants, reçoivent une marge plus large. Une rupture signifie que vous devez déplacer des rendez-vous.
- Les produits chers, comme les implants et les composites, restent aussi serrés que raisonnable. Chaque seringue en trop dans l'armoire, c'est de l'argent qui dort.
- Les produits à courte durée de conservation restent aussi serrés, pour que vous les utilisiez avant leur péremption.
Fixer le stock maximum
Une règle simple : maximum = minimum + ce que vous consommez entre deux moments de commande. Si vous commandez des gants toutes les deux semaines, le maximum est de 4 + 2 × 2 = 8 boîtes.
Pour les produits bon marché que vous achetez en grandes quantités, comme les gobelets et les bavoirs, le maximum peut être plus élevé. Pour les produits chers ou périssables, gardez-le proche du minimum.
Tenir compte des saisons
La consommation n'est pas la même toute l'année. En été, elle est plus basse dans beaucoup de cabinets, et vers la fin de l'année, elle est souvent plus élevée. Recalculez donc votre minimum et votre maximum chaque trimestre, et baissez-les pour les périodes calmes afin de ne pas partir en vacances avec une armoire pleine.
À quelle fréquence recompter ?
Même avec un bon système, des erreurs se glissent dans votre comptage. Recomptez vos produits A chaque mois, vos produits B chaque trimestre et le reste deux fois par an. Une feuille de comptage que vous pouvez imprimer rend ce travail beaucoup plus rapide.
Minimum et maximum dans Swyp
Dans Swyp, vous fixez un minimum et un maximum par produit. Si le stock passe sous le minimum, le produit apparaît dans votre liste de stock bas. À partir de cette liste, vous passez une seule commande de réapprovisionnement, répartie entre vos fournisseurs pour le total le plus bas. Pour un inventaire complet, vous imprimez des feuilles de comptage directement depuis Swyp.
Lisez aussi notre guide sur la gestion de stock au cabinet dentaire et ce à quoi faire attention avec un logiciel de gestion de stock.
