Gestion de stock au cabinet dentaire : comment s'y prendre

Une armoire bien remplie a quelque chose de rassurant, jusqu'au moment où l'on réalise combien d'argent dort sur ces étagères. Du composite qui se périme, des carpules d'anesthésie qui dépassent leur date, des boîtes de gobelets qui traînent pendant des années : trop de stock coûte de l'argent et de la place. Trop peu de stock coûte encore plus cher. Un rendez-vous à déplacer faute de matériel, ou une livraison urgente hors de prix, pèse plus lourd qu'une boîte de trop.

Une bonne gestion de stock cherche l'équilibre entre les deux. Dans ce guide, vous découvrez comment l'organiser dans votre cabinet dentaire, du premier inventaire jusqu'à une routine que votre équipe suit sans y penser.

Faites l'inventaire de votre stock

Commencez par un aperçu de l'endroit où se trouve votre matériel. Dans la plupart des cabinets, il est réparti sur plusieurs lieux : une réserve centrale, les armoires de chaque salle de soins et la salle de stérilisation. Notez pour chaque endroit quels produits s'y trouvent, et en quelle quantité.

Ce premier inventaire vous prendra un après-midi, mais il vous apprend tout de suite beaucoup. Vous voyez quels produits vous avez en double, ce qui n'est plus utilisé depuis longtemps et ce qui est presque épuisé. Profitez-en aussi pour jeter les produits périmés.

Classez vos produits avec la méthode ABC

Tous les produits ne méritent pas la même attention. La méthode ABC vous aide à choisir où consacrer votre temps.

• Les produits A ont une valeur élevée, comme les implants et les composites. Ils représentent une grande part de vos dépenses. Suivez-les de près et commandez-les en plus petites quantités.
• Les produits B forment le groupe intermédiaire, comme les instruments et l'anesthésie. La plupart des cabinets les contrôlent et les commandent chaque mois.
• Les produits C ont une faible valeur et partent vite, comme les gants, les gobelets et les bavoirs. Vous les achetez en grandes quantités pour ne pas devoir vous en soucier.

L'objectif est d'éviter les nombreuses petites commandes urgentes. Elles coûtent plus cher, et elles rendent difficile de voir combien votre cabinet dépense réellement en matériel.

Fixez un stock minimum par produit

Le chiffre le plus important de votre gestion de stock est le stock minimum : la quantité en dessous de laquelle vous recommandez. Voici comment le calculer :

Stock minimum = consommation par semaine × délai de livraison en semaines + une petite marge de sécurité

Un exemple. Vous utilisez deux boîtes de gants en taille M par semaine. Votre fournisseur livre en une semaine. Avec une marge d'une semaine, vous arrivez à un minimum de quatre boîtes. Si le stock passe sous ces quatre boîtes, vous recommandez.

Au début, estimez la consommation de façon approximative, puis ajustez-la après quelques mois. Tenez compte des périodes chargées et calmes : en été, la consommation baisse dans beaucoup de cabinets, et vers la fin de l'année, elle est souvent plus élevée. Vous trouverez d'autres exemples dans notre article sur le calcul du stock minimum.

Surveillez les dates de péremption

C'est surtout avec les composites, les adhésifs, l'anesthésie et les médicaments que l'on perd de l'argent à cause de produits périmés. Deux habitudes vous aident :

• Premier périmé, premier utilisé. Placez les nouvelles livraisons au fond de l'étagère, pour que les produits les plus anciens partent en premier.
• Vérifiez les produits A chaque mois. Ce qui se périme dans les trois mois, vous le mettez à l'avant ou vous l'utilisez en premier.

Définissez qui fait quoi

La gestion de stock tombe souvent entre deux chaises. Le dentiste part du principe que l'assistante commande, l'assistante attend que quelqu'un lui dise qu'un produit est épuisé. Rendez les choses concrètes :

• Une seule personne est responsable des commandes, avec un remplaçant attitré.
• Toute personne qui prend la dernière pièce d'une boîte l'enregistre immédiatement.
• Les commandes se font à un moment fixe de la semaine, plutôt qu'à chaque fois qu'un produit manque.

Papier, Excel ou logiciel ?

Une liste sur papier ou dans Excel fonctionne tant que votre cabinet est petit et qu'une seule personne tient tout à jour. L'inconvénient : la liste n'est juste que si quelqu'un la met à jour, et pendant une semaine chargée, ce n'est pas le cas.

Beaucoup de fournisseurs proposent leur propre système de scan. Il facilite le comptage, mais il ne montre que les produits et les prix de ce seul fournisseur. Vous liez votre cabinet à un seul partenaire et vous perdez de vue ce que demandent les autres fournisseurs. La mise en place prend aussi du temps : comptez quelques mois avant qu'un tel système tourne vraiment.

Un logiciel indépendant des fournisseurs vous donne, lui, cette vue d'ensemble. Lors de votre choix, vérifiez trois choses : fonctionne-t-il avec tous vos fournisseurs, votre équipe peut-elle l'utiliser sans formation, et pouvez-vous compter par lieu de stockage ? Nous reprenons tous les critères dans notre article sur les logiciels de gestion de stock pour dentistes.

La gestion de stock avec Swyp

Dans Swyp, votre stock et vos commandes sont reliés, pour tous vos fournisseurs à la fois.

• Scanner avec votre smartphone. Swyp crée une étiquette QR pour chaque produit en stock. Vous imprimez une feuille, collez une étiquette sur chaque boîte et scannez avec l'appareil photo de votre téléphone ce que vous prenez sur l'étagère ou ce que vous recevez. Vous n'avez besoin d'aucun appareil supplémentaire.
• Par lieu de stockage. Swyp tient le compte pour chaque endroit : la réserve, chaque salle de soins, la stérilisation.
• Le stock bas, vous le voyez à temps. Vous fixez un minimum par produit. Si le stock passe en dessous, le produit apparaît dans votre liste de stock bas.
• Une seule commande chez tous vos fournisseurs. À partir de cette liste, vous passez une seule commande. Swyp compare les prix de tous vos fournisseurs connectés, aux prix de vos propres comptes, et tient compte des frais de livraison.

Vous commencez petit : avec une armoire ou une salle de soins, et vous élargissez quand la routine est installée. Pour en savoir plus, consultez la page sur la gestion de stock dans Swyp.

Les erreurs les plus courantes

• Tout suivre avec la même rigueur. Qui compte chaque boîte de gobelets n'a plus de temps pour les produits qui coûtent vraiment de l'argent. Commencez par vos produits A.
• Commander au feeling. « Il en reste assez » est vrai jusqu'au jour où ça ne l'est plus. Un minimum par produit lève ce doute.
• De gros stocks à cause d'une promotion. Une offre 3+1 n'est avantageuse que si vous utilisez les quatre boîtes avant leur péremption. Découvrez aussi comment comparer les promotions des fournisseurs.
• Chaque salle de soins commande de son côté. Le même produit se retrouve alors à trois endroits alors qu'il manque ailleurs. Une vue d'ensemble sur toutes les salles évite cela.
• Ne jamais recompter. Même avec un bon système, des erreurs se glissent. Recomptez vos produits A chaque mois et le reste chaque trimestre.

Commencez cette semaine

1. Faites l'inventaire de votre stock par lieu de stockage et jetez les produits périmés.
2. Classez vos produits en A, B et C.
3. Fixez un stock minimum pour vos produits A et B.
4. Désignez un responsable et un moment fixe pour commander.
5. Choisissez comment enregistrer ce qui sort de l'étagère, et tenez bon pendant quatre semaines.

Après un mois, vous savez ce que vous consommez réellement. À partir de là, vous commandez ce dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.