Dates de péremption au cabinet dentaire : FEFO, étiquettes et retours

Une carpule tout juste périmée, un tube de composite oublié au fond du tiroir : le matériel périmé apparaît dans tous les cabinets. Le plus souvent, c'est une question d'ordre. La nouvelle livraison se retrouve devant, l'ancienne glisse vers l'arrière. Dans cet article, vous verrez ce que disent les règles sur les dates de péremption, comment appliquer le FEFO, ce qu'un fournisseur reprend encore et que faire des produits périmés. Les bases de l'inventaire et des commandes se trouvent dans notre guide sur la gestion de stock au cabinet dentaire.

Ce que signifie la date de péremption

La plupart des consommables sont des dispositifs médicaux, soumis au règlement (UE) 2017/745 (MDR). Selon l'annexe I, point 23.2, l'étiquette indique, s'il y a lieu, « la date limite d'utilisation […] du dispositif en toute sécurité », exprimée au moins par l'année et le mois. À défaut, elle indique la date de fabrication.

Cette date repose sur des essais : la documentation technique doit contenir des données sur la stabilité, « y compris la durée de conservation » (annexe II). Après la date de péremption, vous travaillez donc au-delà de ce que le fabricant a démontré.

Pour les médicaments, comme les anesthésiques, c'est la directive 2001/83/CE qui s'applique. L'emballage mentionne la date de péremption en clair, mois et année (art. 54), les petits conditionnements primaires portent au minimum cette date et le numéro de lot (art. 55), et la notice met en garde contre l'utilisation au-delà de cette date (art. 59).

Lire l'étiquette

Les fabricants utilisent les symboles de la norme ISO 15223-1. L'AFMPS a réuni les plus courants sur une fiche récapitulative. Pour les dates, retenez surtout ceux-ci :

• Sablier : la date limite d'utilisation.
• Usine en contour : la date de fabrication. Une usine pleine désigne le fabricant.
• LOT : le numéro de lot, indispensable en cas de rappel.
• Thermomètre avec limites : la limite de température.

L'AFMPS recommande de respecter les conditions de conservation de l'achat jusqu'à la première utilisation, et de vérifier une éventuelle durée de conservation après ouverture.

Le datamatrix ou le code-barres de l'étiquette (le support de l'IUD) contient lui aussi la date de péremption quand elle figure sur l'étiquette (MDR, annexe VI, partie C). Un logiciel qui lit ce code peut donc reprendre la date sans la recopier.

Stérile à la livraison ou stérilisé au cabinet : deux dates différentes

Stérile du fabricant. Le dispositif reste stérile jusqu'à l'ouverture de l'emballage au moment de l'utilisation, tant que celui-ci est intact et que le produit a été stocké selon les conditions du fabricant (MDR, annexe I, point 11.4). L'emballage stérile porte sa propre date limite d'utilisation (point 23.3).

Stérilisé au cabinet. Sur vos propres sachets, c'est vous qui fixez la date de péremption. Selon l'avis CSS 9682, cette durée de conservation se détermine par une analyse de risques (voir notre article sur la stérilisation au cabinet dentaire). N'oubliez pas les sachets eux-mêmes : selon le même avis, le fabricant du matériel d'emballage fournit une date limite d'utilisation au-delà de laquelle le conditionnement ne peut plus servir. Le rouleau de sachets fait donc aussi partie de votre rotation.

Peut-on encore utiliser du matériel périmé ?

Non. Le MDR parle de date limite d'utilisation en toute sécurité, l'AFMPS recommande aux utilisateurs de la vérifier avant usage, et pour les médicaments, la notice met explicitement en garde. Ce qui est périmé ne s'utilise plus chez un patient, même si le produit semble intact.

FEFO : premier périmé, premier sorti

FEFO signifie first expired, first out : vous utilisez d'abord ce qui périme en premier, pas ce qui est arrivé en premier. Le principe vient de la distribution. Les lignes directrices européennes de bonnes pratiques de distribution (2013/C 343/01, point 5.5) demandent aux grossistes en médicaments d'assurer la rotation des stocks selon le FEFO. Le guide de l'AFMPS pour les distributeurs de dispositifs médicaux (point 4.7) demande la même chose pour les dispositifs. Ces textes visent la distribution, pas les cabinets, mais dans votre armoire, le principe fonctionne de la même façon.

La différence avec le FIFO (first in, first out) apparaît dès qu'une livraison plus récente périme plus tôt : si la boîte d'avril périme avant celle de mars, le FEFO vous fait prendre d'abord celle d'avril.

Le FEFO au cabinet

1. Vérifiez la date à la livraison. Selon les lignes directrices, un médicament doit encore avoir « une durée de conservation résiduelle appropriée » lorsqu'il est préparé pour une commande (point 5.7). Aucun nombre de mois n'est fixé. Si vous voulez un minimum, convenez-en avec votre fournisseur.
2. Classez par date, pas par arrivée. La date la plus proche se trouve devant ou en haut. Une nouvelle livraison va derrière, sauf si elle périme plus tôt.
3. Rendez la date visible. Inscrivez le mois de péremption en grand sur le côté de la boîte.
4. Réapprovisionnez les salles de soins avec la date la plus proche d'abord, pas avec la boîte qui se trouve par hasard devant dans la réserve.
5. Commandez les produits à courte conservation en plus petites quantités. Un grand conditionnement n'est avantageux que si vous l'utilisez avant sa date de péremption. Pour fixer un minimum serré mais sûr, lisez calculer le stock minimum.

Implants. La loi belge du 22 décembre 2020 relative aux dispositifs médicaux (art. 16) oblige les professionnels des soins de santé à conserver l'IUD des dispositifs implantables qui leur sont livrés, de préférence par voie électronique. Notez aussi la date de péremption dès la réception.

Que reprend encore votre fournisseur ?

Pour un achat destiné à votre cabinet, vous n'avez pas de droit légal de rétractation ; ce qui s'applique, ce sont les conditions de votre fournisseur (voir commander des produits dentaires en ligne). Il y a aussi une limite pratique. Selon le guide de l'AFMPS pour les distributeurs (point 6.2), une recommandation et non une loi, un dispositif retourné ne peut être remis en vente que si, entre autres :

• il est non ouvert, inutilisé et en bon état ;
• il a toujours été correctement conservé ;
• sa durée de conservation restante est acceptable ;
• son numéro de lot, son IUD et sa date de péremption correspondent à la livraison.

Pour les médicaments, les règles sont plus strictes. Selon les lignes directrices européennes (point 6.3), un grossiste ne peut remettre en stock des médicaments retournés que s'ils sont non ouverts, non périmés et non rappelés. Si le retour vient d'un client sans autorisation de distribution en gros, comme un cabinet, il doit avoir lieu dans un délai acceptable (les lignes directrices citent l'exemple de dix jours) et le client doit prouver que les conditions de stockage ont été respectées.

Le retour sert donc à corriger une erreur de livraison, pas à écouler un surplus qui va bientôt périmer. Signalez une erreur de livraison tout de suite et laissez l'emballage fermé.

Que faire des produits périmés ?

Retirez-les immédiatement du stock utilisable, mettez-les à part et marquez-les clairement « ne pas utiliser ». Ensuite, ce sont des déchets, et leur élimination dépend de la région :

• Flandre. Selon le manuel de l'OVAM sur les déchets de soins de santé (2021, en néerlandais), les médicaments anciens et périmés issus de traitements médicaux sont des déchets médicaux à risque (RMA). Pour les stupéfiants et psychotropes périmés, vous tenez un registre. Le manuel contient aussi une liste de tri.
• Bruxelles. Bruxelles Environnement demande de ne jamais jeter les médicaments périmés à la poubelle ou dans les toilettes, mais de convenir d'une collecte avec votre collecteur. Seule une très petite quantité, occasionnelle, peut être déposée en pharmacie.
• Wallonie. Demandez à votre collecteur agréé de déchets médicaux comment il reprend les médicaments et dispositifs périmés.

Et aux Pays-Bas ?

Le MDR, les étiquettes et les symboles sont les mêmes dans toute l'UE. Le contrôle des dispositifs médicaux relève de l'Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Pour les instruments stérilisés au cabinet, la directive de la KNMT Infectiepreventie in mondzorgpraktijken (2016, en révision) fixe un délai : restériliser au plus tard six mois après la date de stérilisation et indiquer la date de fin de stérilité sur l'emballage. En Belgique, vous travaillez avec une analyse de risques (CSS 9682).

Les produits à courte conservation dans Swyp

Le FEFO fonctionne mieux quand l'armoire n'est pas trop pleine. Dans Swyp, vous fixez un minimum et un maximum par produit ; pour les produits à courte conservation, gardez les deux serrés. Quand le stock passe sous le minimum, le produit arrive sur votre liste de commande et vous commandez chez tous vos fournisseurs depuis un seul panier. Scout propose une répartition moins chère ; vous approuvez chaque modification. Vous commandez ainsi plus souvent de petites quantités, sans passer commande séparément chez chaque fournisseur. Essayez Swyp gratuitement.

Sources

• Règlement (UE) 2017/745 (MDR), annexes I, II et VI
• Directive 2001/83/CE, art. 54, 55 et 59
• Commission européenne, Lignes directrices de bonnes pratiques de distribution des médicaments (2013/C 343/01)
• AFMPS, Guide pour les distributeurs de dispositifs médicaux (version 2.1), fiche des symboles et conseils sur le bon usage des dispositifs
• Conseil Supérieur de la Santé, CSS 9682 – Stérilisation des dispositifs médicaux à usage multiple
• Loi du 22 décembre 2020 relative aux dispositifs médicaux, art. 16
• OVAM, Afval in de gezondheidszorg (en néerlandais) ; Bruxelles Environnement
• KNMT, Richtlijn Infectiepreventie in mondzorgpraktijken (en néerlandais)