Digitalisering in de tandartspraktijk: tools voor een moderne praktijk

De tandheelkunde is in de afgelopen 20 jaar sterk geëvolueerd. De kaften met papieren dossiers maken plaats voor elektronische patiëntendossiers (EPD’s), de bestellingen via de fax lopen nu via moderne webshops. Digitalisering is al lang geen luxe meer, de zorg moet steeds op zoek naar efficiëntere manieren om te werken.

Patiëntenportalen

Voor veel patiënten is het online beheren en maken van afspraken een absolute must geworden. Op deze manier maak jij het als praktijk niet alleen overzichtelijker voor jouw patiënten wanneer ze waar verwacht worden, maar het helpt ook om no-shows te voorkomen. Patiënten merken sneller op dat een afspraak niet meer in hun schema past en kunnen dit op eender welk moment melden via online platformen zoals Doctena, DentAdmin, of Progenda.

Voorraad en inkoop

Ook op vlak van voorraadbeheer en inkoop moeten praktijken steeds efficiënter werken. Gebruiksmiddelen die maanden in het rek liggen, afspraken die moeten wachten omdat er niet genoeg middelen zijn, en andere logistieke uitdagingen drijven veel praktijken richting slimmere manieren van aankopen.

Een platform zoals Swyp maakt het makkelijk voor jouw praktijk om je voorraad te beheren en beter te plannen welke producten je wanneer moet aankopen.

Samenwerking

Een moderne tandartspraktijk draait al lang niet meer om de tandarts zelf. Het hele team van de tandarts, tot de assistenten en de baliemedewerkers moeten op dezelfde lijn zitten om patiënten optimaal verder te helpen.

Met samenwerkingssoftware zoals Microsoft 365 of Slack maak je het makkelijk om op een snelle manier informatie met elkaar te delen zonder elkaar fysiek nodig te hebben. Deze platformen hebben vaak ook een taakbeheermodule, zo'n module kan je binnen je praktijk gebruiken om taken op te volgen. Van het aankopen van goederen tot het opvolgen van je patiënten, door het digitaal te bewaren ben je zeker dat het niet verloren gaat.

Meer over de inkoopkant lees je in onze gidsen over voorraadbeheer en prijzen vergelijken.

Uitdagingen en aandachtspunten

Je praktijk digitaliseren is een grote uitdaging en er zijn een aantal aandachtspunten die je zeker niet uit het oog mag verliezen.

Privacy

Wanneer je bezig bent met medische of financiële gegevens, dan is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan privacy. Deze gegevens zijn namelijk beschermd door de GDPR in de Europese Unie. Werk je samen met een externe leverancier, stel hen dan de kritische vragen over waar ze gegevens opslaan en op welke manier.

Implementatie en kosten

Nieuwe software uitrollen binnen je praktijk is geen kleine uitdaging. Het kostenplaatje wordt vaak onderschat en ook het implementatietraject is een onderdeel dat weinig aandacht krijgt van praktijken. Nieuwe software betekent ook training van je personeel en aanpassing in je processen.

Afhankelijkheid

Een nieuwe applicatie binnen je praktijk kan ook een zekere vorm van afhankelijkheid betekenen. Het is belangrijk om voor elke applicatie te bepalen of je deze afhankelijkheid wil accepteren of niet.

Het kan ook helpen om een back-up plan te voorzien voor als de software niet meer werkt. Gebruik je een digitale inschrijfkiosk en ligt die op een dag plat, dan zullen je collega's aan het onthaal dankbaar zijn als ze ook makkelijk patiënten kunnen inschrijven met pen en papier.