Voorraadbeheer in de tandartspraktijk: zo pak je het aan

Een goed gevulde voorraadkast lijkt geruststellend, tot je merkt hoeveel geld er in dat rek stilstaat. Composiet dat vervalt, anesthesiecarpules die over datum gaan, dozen bekers die jaren meegaan: te veel voorraad kost geld en plaats. Te weinig voorraad kost nog meer. Een afspraak die je moet verplaatsen omdat er geen materiaal is, of een dure spoedlevering, weegt zwaarder dan een doos te veel.

Goed voorraadbeheer zoekt het evenwicht daartussen. In deze gids lees je hoe je dat in je tandartspraktijk aanpakt, van de eerste telling tot een vaste routine die je team zonder nadenken volgt.

Breng je voorraad in kaart

Begin met een overzicht van waar je materiaal ligt. In de meeste praktijken is dat op meer dan één plek: een centrale berging, de kasten in elke behandelkamer en de sterilisatieruimte. Noteer per plek welke producten er liggen en hoeveel.

Die eerste telling kost een namiddag, maar ze levert meteen inzicht op. Je ziet welke producten je dubbel hebt liggen, wat al lang niet meer gebruikt wordt en wat er bijna op is. Gebruik dit moment ook om vervallen producten weg te doen.

Deel je producten in met de ABC-methode

Niet elk product verdient evenveel aandacht. De ABC-methode helpt je kiezen waar je tijd naartoe gaat.

• A-producten hebben een hoge waarde, zoals implantaten en composieten. Ze maken een groot deel van je uitgaven uit. Volg ze nauw op en bestel ze in kleinere hoeveelheden.
• B-producten zijn de middengroep, zoals instrumenten en anesthesie. De meeste praktijken controleren en bestellen ze maandelijks.
• C-producten hebben een lage waarde en gaan snel, zoals handschoenen, bekers en bibs. Die koop je in grote hoeveelheden zodat je er weinig naar hoeft om te kijken.

Het doel is om de vele kleine spoedbestellingen te vermijden. Die zijn niet alleen duurder, ze maken het ook moeilijk om te zien hoeveel je praktijk echt uitgeeft aan materiaal.

Bepaal per product een minimumvoorraad

Het belangrijkste getal in je voorraadbeheer is de minimumvoorraad: de hoeveelheid waaronder je bijbestelt. Zo bereken je die:

Minimumvoorraad = verbruik per week × levertijd in weken + een kleine buffer

Een voorbeeld. Je gebruikt per week twee dozen handschoenen in maat M. Je leverancier levert binnen een week. Met een buffer van één week kom je op een minimum van vier dozen. Zakt de voorraad onder die vier, dan bestel je bij.

Schat het verbruik in het begin ruw en stel het na een paar maanden bij. Houd rekening met drukke en rustige periodes: in de zomer ligt het verbruik in veel praktijken lager, en rond het einde van het jaar vaak hoger. Meer voorbeelden lees je in ons artikel over minimumvoorraad berekenen.

Volg vervaldata op

Vooral bij composieten, bondings, anesthesie en geneesmiddelen loopt geld verloren aan vervallen producten. Twee gewoontes helpen:

• Eerst vervallen, eerst gebruikt. Zet nieuwe leveringen achteraan in het rek, zodat de oudste producten eerst opgaan.
• Kijk elke maand de A-producten na. Wat binnen drie maanden vervalt, leg je vooraan of gebruik je eerst.

Spreek af wie wat doet

Voorraadbeheer valt vaak tussen twee stoelen. De tandarts gaat ervan uit dat de assistent bestelt, de assistent wacht tot iemand zegt dat iets op is. Maak het concreet:

• Eén persoon is verantwoordelijk voor de bestellingen, met een vaste vervanger.
• Iedereen die het laatste stuk uit een doos neemt, registreert dat meteen.
• Er is een vast moment in de week waarop besteld wordt, in plaats van telkens wanneer iets op is.

Papier, Excel of software?

Een lijst op papier of in Excel werkt zolang je praktijk klein is en één persoon alles bijhoudt. Het nadeel: de lijst klopt alleen als iemand ze bijwerkt, en dat gebeurt in een drukke week niet.

Veel leveranciers bieden een eigen scansysteem aan. Dat maakt tellen makkelijker, maar het toont alleen de producten en prijzen van die ene leverancier. Je bindt je praktijk aan één partij en je verliest het zicht op wat andere leveranciers vragen. Ook de invoering vraagt tijd: reken op enkele maanden voor zo'n systeem helemaal draait.

Software die los staat van één leverancier geeft je dat overzicht wel. Let bij je keuze op drie dingen: werkt het met al je leveranciers, kan je team het gebruiken zonder opleiding, en kan je per opslagplaats tellen? We zetten alle criteria op een rij in ons artikel over voorraadbeheersoftware voor tandartsen.

Voorraadbeheer met Swyp

In Swyp hangen je voorraad en je bestellingen samen, voor al je leveranciers tegelijk.

• Scannen met je smartphone. Swyp maakt voor elk product op voorraad een QR-label aan. Je print een vel, plakt een label op elke doos en scant met de camera van je telefoon wat je uit het rek neemt of binnenkrijgt. Je hebt geen extra toestel nodig.
• Per opslagplaats. Swyp houdt de telling bij voor elke plek: de berging, elke behandelkamer, de sterilisatie.
• Lage voorraad zie je op tijd. Je stelt per product een minimum in. Zakt de voorraad eronder, dan staat het product op je lijst met lage voorraad.
• Eén bestelling bij al je leveranciers. Van die lijst maak je één bestelling. Swyp vergelijkt de prijzen van al je gekoppelde leveranciers, aan de prijzen van je eigen accounts, en houdt rekening met verzendkosten.

Zo begin je klein: met één kast of één behandelkamer, en breid je uit wanneer de routine zit. Meer over hoe het werkt lees je op de pagina over voorraadbeheer in Swyp.

Veelgemaakte fouten

• Alles even nauw opvolgen. Wie elke doos bekers telt, houdt geen tijd over voor de producten die echt geld kosten. Begin bij je A-producten.
• Bestellen op gevoel. "Er is nog genoeg" klopt tot het niet meer klopt. Een minimum per product neemt die twijfel weg.
• Grote voorraden van een promotie. Een 3+1-actie is pas voordelig als je de vier dozen opgebruikt voor ze vervallen. Lees ook hoe je promoties van leveranciers vergelijkt.
• Elke behandelkamer bestelt apart. Dan ligt hetzelfde product op drie plaatsen terwijl het elders op is. Eén overzicht over alle kamers heen voorkomt dat.
• Nooit opnieuw tellen. Ook met een goed systeem sluipen er fouten in. Tel je A-producten elke maand na en de rest elk kwartaal.

Zo start je deze week

1. Tel je voorraad per opslagplaats en gooi vervallen producten weg.
2. Deel je producten in A, B en C.
3. Bepaal een minimumvoorraad voor je A- en B-producten.
4. Kies één verantwoordelijke en een vast bestelmoment.
5. Kies hoe je bijhoudt wat er uit het rek gaat, en houd het vier weken vol.

Na een maand weet je wat je echt verbruikt. Vanaf dan bestel je wat je nodig hebt, op het moment dat je het nodig hebt.