Digitaal voorraadbeheer voor tandartsen

Wist je dat de gemiddelde tandartspraktijk tussen de 10 en 15 procent van hun totale voorraadkost verspilt aan over-stockage? Van vervallen medicijnen en composieten tot die dozen wegwerpbekers die maar niet op geraken.

Andere praktijken gaan dan weer de mist in met onder-stockage. Afspraken die verplaatst moeten worden en noodleveringen zijn grote kosten die vaak over het hoofd gezien worden.

Een efficient, digitaal voorraadbeheer platform maakt het makkelijk voor jouw praktijk om te besparen op dentale aankopen en te zorgen dat je stock nooit groter is dan hij moet zijn.

ABC

Bij het opstarten van je inventaris maak je typisch een onderscheid tussen drie categorieën van producten. Deze delen we onder in categorie A, B of C.

A, je A-producten zijn producten van hoge waarde. Denk hierbij aan implantaten en composieten. Deze producten hoor je actief in de gaten te houden.
B, Denk hierbij aan instrumenten en geneesmiddelen voor anesthesie. We zien dat de meeste praktijken hun B-producten maandelijks controleren en bijbestellen.
C, dit zijn de producten van lage waarde zoals bekers, handschoenen en bibs. Deze producten worden meestal in bulk aangekocht.

Het doel van het ABC model is om spontane, kleine bestellingen tegen te gaan. Deze noodbestellingen maken het namelijk moeilijker om een accuraat beeld te vormen van hoeveel je als praktijk uitgeeft aan benodigdheden.

Scansysteem, ja of nee?

Je bent ongetwijfeld de scansystemen van je leveranciers al tegengekomen. Deze systemen maken het makkelijk om je stockruimte te digitaliseren. Alhoewel deze systemen een goede oplossing lijken, zijn er toch een aantal verborgen nadelen waar je zeker rekening mee moet houden.

Deze systemen tonen enkel de producten en prijzen van die ene leverancier. Op deze manier is het moeilijker voor jou als praktijk om te onderhandelen omdat je geen inzicht meer hebt in hoe de prijzen evolueren.

Daarnaast is de uitrol van een uitgebreid scansysteem niet makkelijk. Voor veel praktijken duurt het enkele maanden tot een jaar voor ze volledig operationeel zijn met een nieuw scansysteem.

Kies je voor een scansysteem van je leverancier dan zit je vast aan die leverancier. Mogelijks is dit de keuze die je wil maken voor je praktijk, maar het is een keuze die je heel bewust moet maken.

Je kan ook kiezen voor het slimme scansysteem van Swyp. Dit systeem gebruik je op een mobiele telefoon en maakt rechtstreeks gebruik van al de leveranciers die je verbonden hebt op Swyp.

Data gedreven werken

Of je nu gaat voor een scansysteem of niet, het is belangrijk dat de beslissingen die je maakt in je stock gedreven worden door data. Het is essentieel om ten allen tijd te weten hoeveel items je nog in stock hebt, en welke producten je nodig hebt in de komende periode. Dat laatste klinkt misschien onmogelijk, toch zien veel praktijken op Swyp patronen tevoorschijn komen in hun bestellingen.

Enkele van de patronen die we regelmatig terug zien komen:

Stockopruiming tijdens het voorjaar. Voor veel praktijken is het voorjaar een relatief rustige periode. Hier wordt de tijd genomen om een grondige stocktelling te doen en producten die bijna vervallen op tijd weg te werken.
Zomernoodgevallen tijdens juli en augustus. Veel patiënten zijn buiten en dat loopt niet altijd even goed af. Sommige van onze praktijken zien tijdens de zomermaanden een stijging van wel 25% in noodafspraken voor restauraties.
December is de maand voor kroon- en brugwerken. Voor sommige van je patiënten met een tandverzekering is dit de periode waar ze nog zo dicht mogelijk bij hun jaarlijkse terugbetaling willen geraken.