Privacybeleid

1. Overzicht

Dit privacybeleid legt uit hoe Swyp BV (“Swyp”, “wij”, “we”, “ons”, “onze”) je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer je onze website en ons platform (de “Diensten”) gebruikt. Swyp zet zich in om je privacy te beschermen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven.

Door Swyp te gebruiken, erken je de werkwijzen die in dit privacybeleid worden beschreven en ga je ermee akkoord.

2. Wie we zijn

Swyp BV, een vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Pieter Vinckestraat 20, 8520 Kuurne, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1025.534.082, biedt een platform aan waarmee tandartspraktijken eenvoudig tandheelkundige benodigdheden kunnen aankopen bij meerdere leveranciers.

Swyp treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer we je persoonsgegevens verwerken om onze Diensten te leveren. In sommige gevallen kunnen we optreden als verwerker, bijvoorbeeld wanneer we namens jou leveranciersgegevens ophalen en beheren.

3. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen en verwerken de volgende soorten gegevens:

a) Informatie die je zelf verstrekt

Accountgegevens (bv. naam, e-mailadres, naam van de praktijk, locatie)
Communicatievoorkeuren
Aanmeldgegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van de leveranciersaccounts die je aan Swyp koppelt
Gegevens van collega's die je uitnodigt in je praktijk (bv. naam, e-mailadres, rol)
Aanmeldgegevens die we ontvangen van de identiteitsprovider van je organisatie (bv. naam, e-mailadres), als je organisatie single sign-on gebruikt
Facturatiegegevens (verwerkt en opgeslagen door onze betalingsverwerker Stripe; we slaan geen volledige betaalkaartgegevens op)

b) Activiteits- en gebruiksgegevens

Zoekopdrachten, acties in het winkelmandje en bekeken producten
Aankoopgeschiedenis bij gemachtigde externe leveranciers
Interactielogs (bv. tijdstip van acties, frequentie waarmee functies worden gebruikt)
Een activiteitenlog van de acties die in het account van je praktijk worden uitgevoerd (bv. geplaatste bestellingen, gewijzigde instellingen), dat de leden van je praktijk kunnen raadplegen
Gescande productbarcodes en voorraadacties die met de Scanner worden uitgevoerd
Gebruik van API-sleutels die aan je praktijk of organisatie zijn uitgegeven (we bewaren alleen een vingerafdruk van elke sleutel, nooit de sleutel zelf)

c) Apparaat- en verbindingsgegevens

Type browser, IP-adres, apparaatinformatie
Tijdzone en geschatte locatie afgeleid van je IP-adres

4. Waarom we je gegevens verwerken

We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om onze Diensten te leveren en te personaliseren
Om namens jou productinformatie op te halen en acties door te geven aan leveranciersplatformen
Om met je te communiceren, onder meer voor ondersteuning en updates over je account
Om ons platform te verbeteren en verder te ontwikkelen
Om de beveiliging te waarborgen, fraude te voorkomen en misbruik op te sporen
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Waar de wet dit vereist, vragen we je uitdrukkelijke toestemming (bv. voor marketingcommunicatie of niet-essentiële cookies).

5. Rechtsgronden voor de verwerking

Onder de AVG baseren we ons op de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: om je Swyp-account te leveren en te beheren
Toestemming: voor optionele functies zoals marketinge-mails
Gerechtvaardigde belangen: voor analyses, verbetering van het platform en fraudepreventie
Wettelijke verplichting: om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving

6. Hoe we je gegevens delen

We kunnen je gegevens op de volgende manieren delen:

Met platformen van externe leveranciers waarmee je ons uitdrukkelijk toestemming geeft te koppelen (bv. updates van het winkelmandje, opvragen van prijzen)
Met dienstverleners die ons helpen ons platform te laten draaien (bv. cloudhosting, analyse, klantenondersteuning) — onder strikte gegevensbeschermingsovereenkomsten
Met nieuwe vertegenwoordigers van je praktijk, indien gemachtigd en nodig voor de continuïteit
In geval van een overdracht van de onderneming, zoals een fusie of overname

We verkopen je persoonsgegevens niet. Gegevens die we met derden delen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden, worden geaggregeerd of geanonimiseerd.

7. Doorgifte van gegevens

Swyp is gevestigd in de Europese Unie (België) en al onze kerninfrastructuur wordt binnen de EU gehost. Je gegevens worden opgeslagen op servers die worden beheerd door Hetzner Online GmbH in hun datacenters in Duitsland en Finland, zodat je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte blijven.

Sommige van onze dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Wanneer dat gebeurt, zorgen we voor passende waarborgen, waaronder:

Door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s)
Adequaatheidsbesluiten die een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming in het land van bestemming erkennen
De certificering van de dienstverlener onder erkende kaders voor gegevensbescherming

Voor de betalingsverwerking opereert Stripe vanuit Ierland (binnen de EU) en leeft het de AVG na voor alle Europese klanten.

8. Bewaring van gegevens

We bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is om:

Onze Diensten te leveren
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Geschillen op te lossen en overeenkomsten af te dwingen

Je kunt je account op elk moment verwijderen door contact met ons op te nemen via team@swyp.be. Na verwijdering worden je persoonsgegevens gewist, tenzij de wet bewaring vereist.

9. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over jou bewaren
Rectificatie of wissing van je gegevens te vragen
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten of de beperking ervan te vragen
Je gegevens over te dragen (je gegevens in een bruikbaar formaat te ontvangen)
Je toestemming op elk moment in te trekken (wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd)
Een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (bv. de Gegevensbeschermingsautoriteit in België)

10. Cookies en tracking

Swyp gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën om essentiële functionaliteit te bieden, het gebruik te analyseren en onze Diensten te verbeteren. Waar vereist, vragen we je toestemming voor niet-essentiële cookies.

Je kunt je cookievoorkeuren beheren via je browserinstellingen of via onze cookiebanner.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en wijziging. Hoewel we ernaar streven je informatie te beschermen, is geen enkele methode van overdracht via het internet 100% veilig.

In geval van een datalek brengen we de getroffen gebruikers en toezichthouders op de hoogte overeenkomstig de wettelijke vereisten.

12. Verzoeken van autoriteiten

We kunnen je gegevens vrijgeven als we daartoe verplicht zijn door de wet, een rechterlijk bevel of een verzoek van een overheidsinstantie. We beoordelen al zulke verzoeken zorgvuldig om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving en je rechten respecteren.

13. Links naar derden

Swyp kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid is niet van toepassing op die websites. We zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van websites van derden.

14. Privacy van kinderen

Swyp is bedoeld voor gebruik door tandheelkundige professionals en praktijkbeheerders van minstens 18 jaar oud. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Als we vaststellen dat we onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, nemen we maatregelen om die onverwijld te verwijderen.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Swyp maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor je heeft of je op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treft. Gegevensanalyses die we uitvoeren, dienen uitsluitend voor de verbetering en personalisatie van onze dienstverlening, en je hebt altijd de mogelijkheid om je voorkeuren aan te passen of contact met ons op te nemen als je bezorgdheden hebt.

16. Specifieke bewaartermijnen

We bewaren verschillende soorten gegevens gedurende verschillende termijnen:

Accountgegevens: bewaard zolang je account actief is, plus 30 dagen na verwijdering van het account (om herstel mogelijk te maken)
Gebruikslogs: bewaard tot 12 maanden voor analyse- en beveiligingsdoeleinden
Financiële gegevens: bewaard gedurende 10 jaar om te voldoen aan de Belgische boekhoudwetgeving
Marketingcommunicatie: bewaard tot je je toestemming intrekt of na 3 jaar inactiviteit
Supporttickets: bewaard gedurende 3 jaar na afsluiting van het dossier

Na deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet langer aan jou kunnen worden gekoppeld.

17. Dienstverleners en verwerkers

We werken samen met betrouwbare externe dienstverleners om onze Diensten te leveren. Deze dienstverleners treden op als verwerkers en verwerken je gegevens uitsluitend volgens onze instructies. Alle dienstverleners zijn contractueel verplicht om je gegevens te beschermen en ze alleen te gebruiken voor de doeleinden die wij bepalen.

Belangrijkste verwerkers

Hetzner Online GmbH (Duitsland) — Cloudhosting en infrastructuur. Hetzner levert de servers waarop onze applicatie en je gegevens worden opgeslagen. Alle gegevens worden binnen de Europese Unie gehost (datacenters in Duitsland en Finland). Meer informatie: Privacybeleid van Hetzner
Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) — Betalingsverwerking voor abonnementen. Stripe verwerkt alle betaalkaartgegevens en facturatie-informatie. Stripe is PCI-DSS Level 1-gecertificeerd en verwerkt betalingen op een veilige manier. Swyp slaat nooit je volledige betaalkaartgegevens op. Meer informatie: Privacybeleid van Stripe
PostHog — Productanalyse. PostHog helpt ons te begrijpen hoe het platform wordt gebruikt, zodat we het kunnen verbeteren, en verwerkt daarvoor gebruiks- en interactiegegevens zoals het gebruik van functies, paginaweergaven en eventlogs. We gebruiken de EU Cloud van PostHog, zodat deze gegevens binnen de Europese Unie worden gehost. Meer informatie: Privacybeleid van PostHog
Cloudflare, Inc. — Botbescherming. Cloudflare Turnstile controleert of registraties en inzendingen via het contactformulier van een persoon komen en niet van een geautomatiseerd script, en verwerkt daarvoor technische gegevens zoals je IP-adres en browserkenmerken. Meer informatie: Privacybeleid van Cloudflare
Plunk — E-mailverzending. Plunk verstuurt onze transactionele en marketinge-mails en verwerkt contactgegevens, zoals e-mailadressen en de inhoud van berichten, die nodig zijn om die e-mails af te leveren. Plunk wordt in de EU gehost en leeft de AVG na. Meer informatie: Privacybeleid van Plunk

Andere categorieën van dienstverleners

We kunnen ook verwerkers in de volgende categorieën inschakelen:

Analysediensten (om inzicht te krijgen in het gebruik van het platform en ons product te verbeteren)
Platformen voor klantenondersteuning (om ondersteuningsverzoeken en communicatie te beheren)
E-mailserviceproviders (voor transactionele en marketinge-mails)

We controleren onze verwerkers regelmatig om ervoor te zorgen dat ze passende beveiligingsnormen hanteren en voldoen aan de vereisten van de AVG. Een volledige lijst van onze huidige verwerkers is op verzoek beschikbaar via team@swyp.be.

18. Melding van datalekken

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, brengen we jou en de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) zonder onredelijke vertraging op de hoogte en, waar mogelijk, binnen 72 uur nadat we kennis hebben gekregen van de inbreuk.

Onze melding vermeldt de aard van de inbreuk, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die we hebben genomen of voorstellen te nemen om de inbreuk aan te pakken.

19. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we dat doen, brengen we je op de hoogte via onze website of via andere communicatiekanalen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd wanneer de wet dit vereist.

Raadpleeg dit beleid regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

20. Contact

Voor vragen, bezorgdheden of verzoeken over je gegevens of dit beleid kun je contact met ons opnemen:

Algemene vragen:

E-mail: team@swyp.be

Swyp BV
Pieter Vinckestraat 20
8520 Kuurne, België
Ondernemingsnummer: 1025.534.082

Gegevensbescherming:

Heb je specifieke vragen over hoe we met je persoonsgegevens omgaan of wil je je rechten onder de AVG uitoefenen, dan kun je contact met ons opnemen via team@swyp.be, met vermelding van “AVG” in de onderwerpregel.