Voorraadbeheersoftware voor tandartsen: waar let je op?

Een voorraadlijst in Excel werkt, tot ze niet meer klopt. Iemand vergeet een doos af te tellen, een levering wordt niet ingegeven, en op een drukke dinsdag blijkt het composiet op. Daarom kiezen steeds meer tandartspraktijken voor software om hun voorraad te beheren. Maar niet elk systeem past bij een praktijk. In dit artikel lees je waar je op let.

Waarom software in plaats van een lijst?

Een lijst op papier of in Excel toont wat er lag op het moment dat iemand ze bijwerkte. Software houdt de telling bij terwijl je werkt: wat er uit het rek gaat, wat er binnenkomt en wat bijna op is. Je ziet op elk moment waar je staat, zonder eerst te moeten tellen.

Het grootste voordeel zit in de bestellingen. Wanneer je voorraad en je bestellingen in hetzelfde systeem zitten, weet je precies wat je moet bijbestellen, en bestel je niet uit gewoonte een doos te veel.

Waar let je op bij je keuze?

Werkt het met al je leveranciers?

De meeste praktijken kopen bij meer dan één leverancier. Een systeem dat maar één leverancier kent, toont dus maar een deel van je voorraad en je uitgaven. Kies software die los staat van één leverancier, zodat je alles op één plek ziet en vrij blijft om te kopen waar het voordeligst is.

Kan je per opslagplaats tellen?

Materiaal ligt zelden op één plek. Er is een berging, elke behandelkamer heeft eigen kasten en lades, en er is de sterilisatie. Goede software laat je per plek tellen, zodat je weet waar iets ligt en niet alleen hoeveel er in totaal is.

Zie je op tijd wat bijna op is?

Je wil per product een minimum kunnen instellen. Zakt de voorraad eronder, dan hoort het product vanzelf op een lijst te komen. Zo hoeft niemand na te denken over wat er besteld moet worden. Lees in ons artikel over minimumvoorraad berekenen hoe je dat minimum bepaalt.

Hoe registreer je wat je gebruikt?

Hoe makkelijker het is om iets af te tellen, hoe vaker het gebeurt. Scannen gaat sneller dan typen. Let op of je daar extra toestellen voor moet kopen, of dat de telefoon die je al hebt volstaat.

Verwerk je leveringen in dezelfde tool?

Wanneer een levering binnenkomt, wil je die in een paar klikken aan je voorraad toevoegen. Als dat een apart werk is, wordt het overgeslagen en klopt je telling niet meer.

Kan je bijbestellen vanuit dezelfde plek?

Een lijst met lage voorraad is pas nuttig als je er meteen een bestelling van kan maken. Kijk of de software je bestelling kan opsplitsen over je leveranciers, zodat je niet elke webshop apart hoeft te openen.

Kan je team ermee werken zonder opleiding?

Voorraadbeheer is werk van het hele team: de assistent die iets uit de kast neemt, de baliemedewerker die een levering aanneemt. Software die een opleiding vraagt, wordt in de praktijk niet gebruikt.

Wat gebeurt er met je gegevens?

Je bestellingen en prijzen zijn gevoelige bedrijfsinformatie. Vraag waar de gegevens bewaard worden, of de software GDPR-conform werkt en of je je gegevens kan exporteren als je ooit overstapt.

Het systeem van je leverancier of onafhankelijke software?

Veel leveranciers bieden een eigen voorraadsysteem aan, vaak met een scanner. Dat lijkt handig, maar het heeft een keerzijde. Je ziet alleen de producten en prijzen van die ene leverancier, en je praktijk raakt aan die partij gebonden. Wil je later ook elders kopen, dan heb je twee systemen of geen overzicht meer.

Onafhankelijke software werkt met al je leveranciers tegelijk. Je houdt het overzicht over je volledige voorraad en je blijft vrij om prijzen te vergelijken.

Zo voer je het in zonder gedoe

1. Begin met één kast of één behandelkamer, niet met de hele praktijk.
2. Start met je duurste producten, de A-producten uit de ABC-methode.
3. Spreek af wie verantwoordelijk is en wanneer er besteld wordt.
4. Houd het vier weken vol en breid dan uit naar de rest van de praktijk.

Voorraadbeheer met Swyp

Swyp is gebouwd rond de punten hierboven:

• Al je leveranciers. Je koppelt de accounts die je al hebt en ziet je voorraad en bestellingen op één plek.
• Per opslagplaats. Van de ruimte tot de lade.
• Minimum en maximum per product. Wat onder het minimum zakt, komt op je lijst met lage voorraad.
• Scannen met je telefoon. Swyp maakt een QR-label voor elk product. Je print een vel, plakt de labels en scant met de camera van je telefoon. Je hoeft geen toestel te kopen.
• Leveringen. Je telt wat er binnenkwam en je voorraad werkt zichzelf bij.
• Eén nabestelling. Van je lijst met lage voorraad maak je één bestelling, verdeeld over je leveranciers voor het laagste totaal, verzendkosten inbegrepen.

Lees meer over voorraadbeheer in Swyp of probeer het gratis met de leveranciers waar je vandaag al mee werkt.