Minimumvoorraad berekenen: zo weet je wanneer je bijbestelt
Dries Augustyns
Medeoprichter Swyp
De vraag "moeten we dit al bijbestellen?" komt in elke tandartspraktijk terug. Wie ze telkens op gevoel beantwoordt, bestelt te vroeg, te laat of te veel. Met een minimumvoorraad per product neem je die twijfel weg. In dit artikel lees je hoe je die berekent en hoe je je voorraad zo klein mogelijk houdt zonder ooit zonder te vallen.
Wat is een minimumvoorraad?
De minimumvoorraad is de hoeveelheid waaronder je bijbestelt. Ze is zo gekozen dat je nog genoeg hebt om te werken tot de nieuwe levering binnen is, met een kleine reserve voor onverwacht verbruik.
Daarnaast kan je een maximumvoorraad bepalen: de hoeveelheid die je na een levering in huis wil hebben. Het maximum voorkomt dat je te veel inslaat, met vervallen producten en volle kasten als gevolg.
De formule
Minimumvoorraad = verbruik per week × (levertijd in weken + buffer in weken)
- Verbruik per week is hoeveel je gemiddeld gebruikt.
- Levertijd is de tijd tussen je bestelling en het moment dat het product in je kast ligt. Reken ook de tijd mee tot je volgende vaste bestelmoment.
- Buffer is je reserve voor drukke weken of een levering die later komt.
Drie voorbeelden
| Product | Verbruik per week | Levertijd + buffer | Minimum |
|---|---|---|---|
| Nitrilhandschoenen M | 2 dozen | 1 + 1 week | 4 dozen |
| Composiet A2 | 3 spuiten | 1 + 1 week | 6 spuiten |
| Anesthesiecarpules | 1 doos | 1 + 0,5 week | 2 dozen |
Bij de carpules kom je uit op anderhalve doos. Rond altijd naar boven af: je kan geen halve doos bestellen, en zonder anesthesie kan je niet werken.
Je verbruik meten
De formule is maar zo goed als je cijfers. Weet je niet hoeveel je verbruikt, tel dan vier weken lang je voorraad aan het begin van elke week. Het verschil tussen twee tellingen, plus wat er in die week geleverd is, is je weekverbruik.
Heb je al een tijd een systeem dat bijhoudt wat er uit het rek gaat, dan kan je het verbruik daar aflezen.
Hoe groot moet je buffer zijn?
Niet elk product verdient dezelfde reserve:
- Onmisbare producten, zoals anesthesie en handschoenen, krijgen een ruimere buffer. Een tekort betekent dat je afspraken moet verplaatsen.
- Dure producten, zoals implantaten en composieten, houd je zo krap als verantwoord. Elke extra spuit in de kast is geld dat stilligt.
- Producten met een korte houdbaarheid houd je ook krap, zodat je ze opgebruikt voor ze vervallen.
De maximumvoorraad bepalen
Een eenvoudige vuistregel: maximum = minimum + wat je verbruikt tussen twee bestelmomenten. Bestel je om de twee weken handschoenen, dan is het maximum 4 + 2 × 2 = 8 dozen.
Voor goedkope producten die je in grote hoeveelheden koopt, zoals bekers en bibs, mag het maximum hoger liggen. Voor dure of vervalbare producten houd je het dicht bij het minimum.
Rekening houden met seizoenen
Het verbruik is niet het hele jaar gelijk. In de zomer ligt het in veel praktijken lager, en richting het einde van het jaar vaak hoger. Herbereken je minimum en maximum daarom elk kwartaal, en verlaag ze voor rustige periodes zodat je niet met een volle kast de vakantie ingaat.
Hoe vaak tel je na?
Ook met een goed systeem sluipen er fouten in je telling. Tel je A-producten elke maand na, je B-producten elk kwartaal en de rest twee keer per jaar. Een telformulier dat je kan afdrukken, maakt dat werk een stuk sneller.
Minimum en maximum in Swyp
In Swyp stel je per product een minimum en een maximum in. Zakt de voorraad onder het minimum, dan komt het product op je lijst met lage voorraad. Van die lijst maak je één nabestelling, verdeeld over je leveranciers voor het laagste totaal. Voor een volledige telling print je telformulieren rechtstreeks uit Swyp.
Lees ook onze gids over voorraadbeheer in de tandartspraktijk en waar je op let bij voorraadbeheersoftware.
